Ein Projekt erfolgreich zu leiten, ist eine große Herausforderung. Als Projektleiterin oder Projektleiter musst du viele Aufgaben gleichzeitig im Blick behalten, mit diversen Stakeholdern kommunizieren und das Projektteam motivieren. Um dem gewachsen zu sein, ist es ratsam, bestimmte Gewohnheiten in deinen Arbeitsalltag zu integrieren. Hier sind 5 Gewohnheiten, die du als Projektleitung entwickeln solltest, um Projekte professionell zu managen.
1. Tägliches Priorisieren deiner Aufgaben
Als Projektleitung wirst du täglich mit neuen Aufgaben und Anfragen konfrontiert. Um dabei den Überblick zu behalten, ist es wichtig, dass du dir jeden Morgen eine übersichtliche Aufgabenliste machst. Trage darin die wichtigsten Aufgaben, Meetings und Abstimmungen ein und priorisiere diese. So siehst du auf einen Blick, womit du dich heute vorrangig beschäftigen solltest. Versuche, dich bei der täglichen Arbeit wirklich an diese Prioritäten zu halten und dich nicht von Unwichtigem ablenken zu lassen.
2. Regelmäßige Status-Updates einholen
Eine gute Projektleitung weiß stets, wo das Projekt aktuell steht. Hole dir daher von allen Projektbeteiligten regelmäßig Status-Updates ein. Diese sollten Informationen zum aktuellen Arbeitsstand, offenen To Dos, Risiken und allem Relevanten beinhalten. Fordere die Updates wöchentlich zum Beispiel per E-Mail an und führe bei Bedarf einzelne Koordinationsgespräche. So behältst du den Überblick über den Projektfortschritt und kannst frühzeitig gegensteuern, wenn sich Verzögerungen abzeichnen.
3. Offene Kommunikation pflegen
Kommunikation ist einer der kritischsten Erfolgsfaktoren in Projekten. Als Projektleitung solltest du stets offen und transparent mit allen Beteiligten kommunizieren. Erkläre, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden und halte keine Informationen zurück. Zeige Interesse an der Meinung und Expertise deiner Teammitglieder. Pflege einen partnerschaftlichen Führungsstil, anstatt einfach Anweisungen zu geben. Das fördert Vertrauen und Zusammenhalt.
4. Regelmäßig Feedback einholen
Feedback ist eine großartige Möglichkeit, um aus Projekten zu lernen und Abläufe zu optimieren. Hole dir regelmäßig Feedback von deinem Team und den Stakeholdern ein. Frage nach den positiven und negativen Aspekten des Managements, der Zusammenarbeit untereinander und mit dir als Projektleitung. Sammle Verbesserungsvorschläge ein. Analysiere das eingeholte Feedback und leite entsprechende Verbesserungen für dein nächstes Projekt ab.
5. Ausreichend Puffer einplanen
Bei der Projektplanung solltest du trotz sorgfältiger Schätzungen immer einen zeitlichen Puffer einplanen. Es kommt oft zu unerwarteten Verzögerungen: Teammitglieder werden krank, Lieferungen verspäten sich, technische Probleme treten auf. Mit ausreichend Puffer in der Zeitplanung kannst du solche Vorfälle abfedern, ohne gleich den Endtermin zu gefährden. Erfahrungsgemäß sollten 10-20 % der geplanten Zeit als Puffer einkalkuliert werden.
Fazit
Diese 5 Gewohnheiten sind essenziell für professionelles Projektmanagement. Priorisiere täglich die Aufgaben, hole regelmäßig Status-Updates ein, kommuniziere offen, sammle Feedback und plane Puffer ein. Wer diese Routinen in die tägliche Arbeit integriert, wird Projekte deutlich strukturierter und zielführender leiten können. Die Gewohnheiten sorgen für den nötigen Überblick, Transparenz und kontinuierliche Verbesserung.
FAQs
Warum ist das Priorisieren von Aufgaben so wichtig für die Projektleitung?
Das Tagesgeschäft einer Projektleiterin ist oft von vielen Ad-hoc-Anfragen und -Aufgaben geprägt. Ohne klare Priorisierung besteht die Gefahr, sich in unwichtigen Aktivitäten zu verzetteln und die wirklich dringenden Aufgaben aus den Augen zu verlieren. Mit einer täglichen Priorisierung behält man den Fokus und arbeitet zielgerichteter.
Wie oft sollte ich als Projektleiter Status-Updates bei meinem Team einholen?
Idealerweise wöchentlich, mindestens aber alle 2 Wochen. Häufiger wird oft als kontrollierend empfunden. Seltener holt man zu spät Informationen ein, um frühzeitig gegensteuern zu können. Wöchentliche Updates per E-Mail sind ein guter Kompromiss.
Wie viel Zeitpuffer ist sinnvoll in der Projektplanung?
Erfahrene Projektleiter raten, etwa 10-20% der geplanten Zeit als Puffer einzuplanen. Weniger reicht oft nicht aus, um unvorhergesehene Verzögerungen abzufedern. Viel mehr Puffer lässt die Schätzungen ungenau erscheinen. 10-20% sind daher ein guter Richtwert.